6 dicas para reduzir os custos administrativos na sua empresa! 6 dicas para reduzir os custos administrativos na sua empresa!
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6 dicas para reduzir os custos administrativos na sua empresa!

Equacionar as receitas e as despesas de uma empresa é um dos grandes desafios de qualquer empreendedor, para que se possa manter a saúde financeira e o fluxo de caixa em boas condições. A redução de custos administrativos é uma das soluções que costumam ser buscadas para que isso seja possível.

Na gestão de um negócio, não basta o sucesso nas vendas ou a prestação eficiente e diferenciada de determinado serviço, é necessário ir além. Se as despesas aumentam na mesma velocidade das receitas, ou mais que estas, o lucro continuará sendo menor que o desejado e esperado.

Quer saber o que pode ser feito para reduzir os custos administrativos? Selecionamos as 6 principais dicas que podem ser aplicadas em sua empresa sem dificuldades. Confira!

1. Troque de fornecedores

Geralmente, os fornecedores de uma empresa trabalham em mercados competitivos, isso é, com uma diversidade de concorrentes que adorariam ter o seu negócio na lista de clientes. Ainda que se esteja satisfeito com o seu ou com os seus fornecedores atuais, é importante sempre sondar os benefícios que a concorrência pode oferecer.

Não significa que essa é uma necessidade urgente, pois talvez ela sequer seja recomendável, caso o fornecimento da sua empresa já conte com fornecedores que trabalham com produtos de alta qualidade e com preços justos. Mas estar atento aos concorrentes, que podem não apenas oferecer valores mais baixos, como também qualidade ainda mais elevada e tecnologias mais modernas em seus produtos, é uma recomendação que não pode ser negligenciada.

A depender da demanda por insumos necessários para o desenvolvimento da atividade econômica da sua empresa, também deve ser vislumbrada a possibilidade de importar ou mesmo tratar do fornecimento diretamente com o fabricante, caso exista algum intermediário.

2. Reveja seus gastos com telefonia e internet

Telefonia e internet são custos fixos e indispensáveis para a maioria dos negócios na atualidade. Nesse caso, a rigor, a dica jamais poderá ser o cancelamento desses contratos, e sim que se faça uma análise realista sobre o serviço que se tem e aquele que é necessário para a sua empresa.

Empresas que atuam com produtos ou serviços digitais necessitam de internet de alta velocidade, enquanto as que usam apenas para comunicação com clientes e fornecedores não precisam da mesma performance. Buscar pacotes mais compatíveis com o tipo de uso da sua empresa, bem como pesquisar outras operadoras, poderá gerar uma economia significativa para você.

Mas tenha cuidado, pois contratar uma operadora que não ofereça um bom serviço poderá representar dificuldades para a sua empresa e até mesmo prejuízos. A instabilidade no serviço poderá criar dificuldades para a manutenção do contato com seus clientes, e isso pode resultar na perda de oportunidades para o seu negócio.

Essa revisão deve considerar, como mencionado, o tipo de uso que a sua empresa faz desses serviços, os valores dos pacotes recomendados para atendê-lo e a qualidade da operadora. Eventual troca deve ser bastante ponderada. Para isso, veja o que é prometido e pesquise sobre a experiência de outros usuários com a empresa que você pretende contratar.

3. Economize com as contas de água e energia

Se uma empresa atualmente é incapaz de funcionar sem telefone e internet, tampouco poderá sem água e energia elétrica. Nesses casos, trocar as empresas não costuma ser possível, mas ainda assim é necessário gerar reduções nos custos relacionados a esses serviços.

Sua empresa pode adotar torneiras e descargas mais econômicas e atuar rapidamente no conserto de vazamentos, especialmente porque esse tipo de reparo é inevitável e, quanto antes for feito, maior será a economia gerada.

Já a conta de energia elétrica pode ser reduzida com equipamentos eletrônicos mais eficientes, como lâmpadas de LED no lugar das fluorescentes e das antigas incandescentes. Quando viável e se não houver outros prejuízos, como o conforto acústico do ambiente, substitua o uso de ar-condicionado pela abertura das janelas, ou ao menos evite deixar o aparelho ligado quando não houver pessoas no ambiente.

O mesmo vale para a iluminação, que deve ser ligada apenas quando alguém estiver no local e, naqueles que ela é demandada de forma intermitente, o ideal é que se instale um sensor de presença para acioná-la. Equipamentos em stand by também consomem energia, e retirá-los da tomada quando não estiverem em uso é uma das iniciativas recomendadas.

4. Imprima apenas o necessário

A tecnologia serve para facilitar a vida de seus usuários e para gerar economia. Prefira visualizar artigos e documentos em meios digitais, e imprima apenas aqueles que devem estar necessariamente em formato físico, a exemplo dos contratos que serão assinados.

Prefira também a impressão em frente e verso, para economizar papel. Dessa forma, também será possível economizar em espaço físico, pois os documentos impressos nos dois lados de uma folha ocupam metade do espaço de outro que seja apenas na parte da frente.

5. Administre o seu estoque

Produtos em estoque significam dinheiro imobilizado. Se em alguns casos isso pode representar economia, a exemplo dos insumos mais vulneráveis às variações cambiais, em momentos de alta da moeda estrangeira em que eles são adquiridos, na maior parte dos casos um estoque volumoso significa perda na relação custo-oportunidade e no espaço físico da sua empresa.

Faça o redimensionamento do seu estoque, veja quais produtos estão encalhados e tente eliminá-los com a venda para concorrentes ou por meio de promoções, que não eliminem completamente a sua margem de lucro, obviamente. Mantenha em estoque e em quantidades estratégicas os insumos mais demandados e os produtos mais vendidos pela sua empresa.

Aqueles que são menos procurados também devem estar no seu estoque, mas em quantidades menores. O monitoramento constante deve ser adotado, sendo que é possível que isso seja feito com a ajuda da tecnologia, por meio de softwares criados para essa finalidade.

6. Contrate um seguro empresarial

A preservação do patrimônio e do capital de giro também podem ser protegidos por meio de apólices empresariais, que atendem a diversas necessidades de uma empresa. Contratá-las é uma decisão estratégica, que reduz os riscos do negócio e ajudam a sua empresa a se manter no mercado.

Viu só como realizar a redução de custos administrativos na sua empresa não é tão complicado? Trocar fornecedores, rever os gastos com energia, internet, água e telefonia são algumas das opções. Também administrar o estoque, imprimir menos papel e contratar um seguro empresarial.

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