Como reduzir custos com novos contratos? Entenda Como reduzir custos com novos contratos? Entenda
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Como reduzir custos com novos contratos? Entenda

Todas as companhias precisam buscar eficiência nas negociações, produções, serviços e alcance de metas. As empresas de sucesso que contratam fornecedores ou realizam operações terceirizadas estão sempre reavendo os custos com novos contratos.

Dessa forma, a gestão de contratos se mostra como uma significativa contribuição para a evolução financeira e estratégica de um negócio. Todavia, muito embora seja uma prática relevante, ainda não está consolidada no Brasil. A perspectiva é que, a cada dia, médias e pequenas firmas também invistam nessa administração para reduzir os custos com as novas negociações.

Pensando nisso, mostraremos neste post tudo que você precisa saber sobre como reduzir custos para implementar novos contratos na sua empresa. Acompanhe o nosso conteúdo a seguir e boa leitura!

Como fazer a análise contratual?

A análise de um contrato é realizada por meio de uma gestão específica, e o seu funcionamento está diretamente ligada à dinâmica de seus setores. Dessa forma, para que essa prática seja eficaz, é necessário que ela esteja ligada aos departamentos financeiros e administrativos do negócio, o que permite aos responsáveis de cada setor o conhecimento de todo o teor dos dados e o processo decisório mais acertado.

Com base na ligação de informações entre essas áreas, os colaboradores responsáveis pela gestão de contratos desenvolvem atividades determinadas, como o acompanhamento de todo o caminho contratual, análise do histórico de negócios para novos contratos, resolução de problemas e controle dos prazos associados ao documento.

Além do mais, cabe ao gestor do contrato verificar os vencimentos de pagamentos , examinar a relevância de aditivos contratuais, arquivamento, comprovação de pagamentos, confecção de relatórios, elaboração de formas de redução de gastos e realizar a mediação entre as partes do processo.

Dessa forma, a gestão de contratos é um método de análise contratual que une todos os setores da empresa para garantir que os negócios firmados atendam às necessidades da companhia.

Qual a importância de adotar essa prática?

A incorporação da gestão de contratos não deve ser encarada como uma opção descartável em uma empresa, pois, atualmente, se tornou requisito essencial para o sucesso no mundo dos negócios. Isso ocorre porque a companhia tem um controle muito maior sobre os seus investimentos, o que reduz os gastos e previne prejuízos.

De forma objetiva, a gestão de contratos é a prática capaz de fazer valer as disposições contratuais. É ela que fará a verificação das condições e cobrará a execução adequada de um serviço ou entrega de um produto. Ademais, a gestão de contratos assegura que a empresa respeitará as cláusulas de um documento.

A gestão de contratos ainda contribui para dar maior eficiência nas negociações realizadas pela empresa. A adoção dessa prática dá celeridade aos procedimentos contratuais, reduz as burocracias, evita o retrabalho e garante a transparência na contratação e conformidade às regras da empresa.

Como reduzir custos ao implementar novos contratos?

A gestão de contratos tem papel essencial no planejamento da empresa, e é exatamente por isso que esse ponto representa um grande diferencial na redução de gastos da sociedade. A supervisão constante nos documentos contratuais possibilitou a geração de economia na aquisição de produtos, contratação de serviços, custos com atividades administrativas ou participação em licitações.

Dessa forma, ao realizar o acompanhamento da trajetória de um contrato relativo à compra de um produto necessário ao desenvolvimento da empresa, o gestor responsável terá os dados exatos sobre os prazos de entrega, disposições sobre a renovação e estoque. Apenas com esses dados é possível evitar que o produto acabe, a produção fique paralisada ou qualquer ou outro prejuízo para a companhia

Nesse mesmo contexto, a gestão de contratos proporciona localizar valores mais acessíveis entre fornecedores, por exemplo. Se há elevada quantidade de um material essencial no estoque ou um longo período de tempo na execução de um serviço terceirizado, a sociedade pode fazer um número maior de cotações e, dessa forma, economizar.

O uso dessa estratégia reduz os custos com práticas administrativas de formalização contratual, já que evita a produção de gastos extras com a criação de contratos ou aditivos. Essa metodologia pode ficar ainda mais econômica com a utilização de automatização de processos.

Como reduzir custos na empresa e conseguir quitar dívidas em bancos?

No caso das empresas que têm dívidas com bancos, poderá ser realizado uma renegociação, por parte do contratante, desses encargos junto à instituição financeira. Essa renegociação poderá ser feita pela internet ou presencialmente.

Assim, os gestores responsáveis pelas revisões contratuais da sua empresa deverão comparecer ao banco mostrando interesse na resolução do problema, além de entregar pontos claros e detalhados para o banco sobre a dívida.

Para reduzir os custos provenientes da instituição bancária, vale a pena seguir algumas dicas para que a negociação tenha sucesso:

  • ter uma proposta clara;
  • analisar as cláusulas do contrato;
  • avaliar a possibilidade de portabilidade de crédito;
  • avaliar antes as opções de negociação que o próprio banco oferece;
  • fazer a sua proposta;
  • avaliar a contraproposta oferecida pelo banco;
  • reforçar seu interesse em renegociar a dívida.

Como criar uma boa gestão de contratos na empresa?

A companhia precisa ter um colaborador específico e direcionado para a gestão dos contratos. Essa é uma prática volumosa, detalhista e complexa, por isso, é tão relevante ter um profissional que atue exclusivamente nesse setor.

Nos casos de novos contratos extremamente peculiares, como os de tecnologia da informação e instalação de softwares, vale a pena buscar empresas os profissionais especializados nesse tema, que poderão oferecer uma assessoria exclusiva, destacando o processo de administração e as fases do procedimento.

Para criar uma boa gestão de contratos é fundamental ter bons profissionais na empresa, que são responsáveis por monitorar e controlar todas as atividades e, em caso eventualidades, atuar proativamente e de forma eficaz para solucionar os problemas, evitando possíveis prejuízos estratégicos, financeiros e fiscais para a companhia.

Portanto, a gestão contratual é uma estratégia que auxilia de maneira considerável na redução de custos com novos contratos. Adotar essa prática possibilita que o negócio tenha mais controle de seus investimentos, gastos e andamento dos contratos.

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