6 cuidados indispensáveis que você deve ter com a gestão de contratos 6 cuidados indispensáveis que você deve ter com a gestão de contratos
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6 cuidados indispensáveis que você deve ter com a gestão de contratos

Toda atividade empresarial gira em torno de contratos, sejam eles verbais, sejam, preferencialmente, escritos. É esse o instrumento jurídico que gera obrigações e direitos entre uma empresa e seus funcionários, fornecedores e clientes, portanto, a gestão de contratos é um dos aspectos mais relevantes de um negócio.

Saber o que fazer para uma gestão eficiente, bem como aquilo que se deve evitar, são cuidados indispensáveis que devem ser incluídos na rotina de todo empreendedor. Muitas questões relacionadas a contratos devem ser analisadas, e isso deve ser feito de forma minuciosa, para evitar problemas futuros.

Quer saber quais são os 6 cuidados indispensáveis na gestão de contratos? Continue a sua leitura e saiba o que você deve adotar na sua empresa para ficar longe de dores de cabeça. Confira!

1. Atenção à redação

Um contrato não deve ser o instrumento para o uso da erudição e de um vocabulário extremamente rebuscado, embora termos técnicos devam estar presentes. O ideal é que os considerandos e cláusulas sejam redigidos de forma simples e acessível, que ambas as partes consigam entender sem maiores dificuldades.

Da mesma forma, evite modelos disponibilizados na internet, e prefira redigir contratos personalizados e devidamente pertinentes ao negócio que serão firmados. Os contratos devem versar exatamente sobre aquilo que será objeto do negócio, com cláusulas que sigam no mesmo sentido, devidamente personalizadas.

Não deixe o contrato com disposições ambíguas, que possam ser entendidas de mais de uma forma, pois isso pode gerar conflitos entre as partes.

2. Organização

Gestão traz de forma intrínseca a ideia de organização, e em relação aos contratos, ela é fundamental para afastar infortúnios. Seja por um serviço que não é prestado na data estipulada, seja por um produto que não é entregue quando previsto, invariavelmente, a desorganização afetará a relação entre as partes.

Se uma delas não consegue cumprir o acordado, verá sua credibilidade se diluir em pouco tempo, e se tais erros se tornarem do conhecimento de outros clientes e fornecedores, o estrago será bem maior.

Ter acesso fácil a todos os compromissos contratualmente assumidos é fundamental, para que os responsáveis não tenham margem para atrasos ou qualquer coisa dessa natureza. E mesmo que por alguma razão o cumprimento tenha que atrasar, ao menos será possível prestar satisfações à outra parte, por mais que esse não seja o cenário ideal.

3. Evite prejuízos e a judicialização de conflitos

A gestão de contratos e o uso desse instrumento em si servem para que aquilo que foi convencionado entre as partes seja cumprido, da forma que houver sido estabelecido. Se nesse tipo de relação incidem conflitos, naquelas que se baseiam na confiança entre as partes isso é ainda mais comum.

Mas antes dos conflitos e sua posterior pacificação, verificam-se os prejuízos, financeiros e comerciais em sentido amplo. Embora eles nem sempre sejam previsíveis, com uma gestão de contratos eficiente, você ao menos terá chances de estar ao lado da razão, e ser aquele que busca a reparação dos prejuízos gerados, e não quem terá que indenizar ou cumprir o contrato mediante condenação.

A elaboração de contratos escritos e da devida gestão está ao lado do empreendedor que leva sua empresa a sério, que busca crescer de forma racional e com credibilidade. Se algum envolvido na rede de contratos da sua firma se recusar a firmar contratos escritos, é um forte sinal de que o mesmo não é tão confiável quanto o desejável, e nesse caso o ideal é procurar um substituto para a função.

4. Use softwares para monitoramento dos contratos

Em empresas que estejam iniciando suas operações ou que ainda sejam consideradas de pequeno porte, a gestão de contratos pode ser feita de forma mais rústica, desde que com a devida organização e diligência. Mas naquelas com um grande fluxo de negócios, o ideal é automatizar a gestão por meio de um software.

A melhor parte é que esses programas, em regra, são ajustáveis para se encaixarem às necessidades e peculiaridades dos usuários. Isso faz com que seja possível gerar os alertas e ações que você considere importantes, como alertas sobre prazos e disparo de cobranças quando verificado que algum pagamento deixou de ser feito, por exemplo.

Com a diminuição de atividades meramente burocráticas, resta mais tempo para se dedicar a atividades mais rentáveis, como a captação de clientes e a possibilidade de se dedicar por mais tempo à atividade-fim do negócio.

De acordo com as necessidades do seu negócio, busque por softwares multifuncionais, o que facilita o manuseio e economiza dinheiro com as respectivas licenças.

5. Antecipe renovações

Quando você consegue exercer pleno controle sobre o seu negócio, o que é feito por meio de uma competente gestão de contratos, você passa a dominar toda a sua atividade e antever as necessidades do seu negócio e dos seus clientes. Isso permite que você possa se antecipar, negociar e renovar contratos antecipadamente, e isso impedirá que você perca receitas.

Outro aspecto positivo dessa antecipação é fazer com que o cliente se sinta importante para você, e isso ajuda a fidelizá-lo.

6. Faça relatórios com dados relevantes

Todo negócio deve seguir um planejamento, e entender quais são as implicações de cada contrato é o que fará com que seja possível realizar projeções realistas, bem como determinar a elaboração de novas estratégias quando algo não estiver dentro do previsto.

Ou seja, a gestão de contratos pode gerar dados relevantes, que farão com que seja possível vislumbrar cenários e tomar decisões acertadas. Isso é o que todo empreendedor deseja, pois viabiliza uma análise precisa sobre a dinâmica do negócio. Para empresas que buscam investidores para que possam crescer, serve como forma de validação e aumenta a confiança de quem estiver disposto a investir.

Até mesmo questões sobre a macroeconomia podem ser consideradas nesses relatórios, o que é importante para o momento de instabilidade pelo qual o país passa nos últimos anos. Questões como inflação e valores de moedas podem entrar no cálculo dos relatórios.

Agora que você conhece os 6 cuidados indispensáveis para a gestão de contratos, conheça nosso site e veja as diversas formas em que podemos ajudá-lo!

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